Documentación oficial
Manual de Usuario
Paul Negrete Toolbox
Guía completa para el uso de las 5 herramientas propietarias de consultoría. Este documento describe cada herramienta, sus campos, cómo interpretar los resultados y cómo aplicarlas en proyectos reales con clientes.
El Paul Negrete Toolbox es un conjunto de 5 herramientas digitales desarrolladas para apoyar el ciclo completo de una consultoría en logística, operaciones y análisis de datos. No son plantillas genéricas — están diseñadas alrededor de metodologías específicas (ERI, CPK, EOQ, ABC, ISO 39001) y del flujo de trabajo particular de Paul Negrete como consultor.
Cada herramienta resuelve un problema concreto: antes de proponer, cuantificar el dolor del cliente. El objetivo es llegar a la primera reunión con datos, no con opiniones.
Filosofía central: "No soy un programador esperando instrucciones, sino un consultor que sabe dónde buscar el problema." — Las herramientas materializan esta diferencia. Con los datos del cliente y 10 minutos, usted llega con un diagnóstico visual que justifica la propuesta económica.
Organización por fases
Fase 1 · Diagnóstico
Valorar el dolor
Herramientas 01, 02 y 03. Se usan antes o durante la primera consulta para cuantificar ineficiencias.
Fase 2 · Ejecución
Analizar escenarios
Herramienta 04. Se usa durante el proyecto para simular decisiones y presentar alternativas con números.
Fase 3 · Control
Verificar cumplimiento
Herramienta 05. Se usa para auditar el estado del sistema de gestión de seguridad vial del cliente.
Cómo ingresar
1
Ir a la URL del Toolbox
Desde el portafolio clic en el ícono 🔐 del nav, o directamente: paulnegrete.netlify.app/toolbox/
2
Ingresar la contraseña
Contraseña por defecto: PaulN@2026. Se puede cambiar desde el panel de configuración ⚙️ dentro del dashboard.
3
Navegar al dashboard
Al ingresar correctamente, el dashboard muestra las 5 herramientas organizadas por fase. La sesión es válida mientras el navegador esté abierto.
Importante: La contraseña se almacena como hash SHA-256 en su navegador. Si cambia de dispositivo o navegador, use siempre la contraseña por defecto (
PaulN@2026) a menos que la haya cambiado y la recuerde. Los clientes NO tienen acceso — la URL no está enlazada públicamente en el portafolio.El flujo ideal para un proyecto de consultoría usando el Toolbox es:
1
Primera llamada / diagnóstico gratuito (30 min)
Abrir la Herramienta 01 (Madurez Logística) y responder las 12 preguntas junto con el cliente. Al finalizar, el reporte visual sirve como evidencia para justificar la propuesta.
2
Solicitar datos históricos al cliente
Pedir un CSV o Excel con los últimos 6 meses de: gastos de flota (H02), movimientos de inventario (H03) o parámetros de compra (H04). Sin datos, los resultados son estimados; con datos, son contundentes.
3
Correr el análisis (10–30 min)
Ingresar los datos en la(s) herramienta(s) pertinente(s). Los botones de "Cargar datos de ejemplo" muestran el formato esperado. Los reportes se generan instantáneamente.
4
Imprimir o enviar el reporte
Cada herramienta tiene botón 🖨 Imprimir (genera un PDF limpio sin menús) y botón WhatsApp que pre-redacta el mensaje con los hallazgos. El cliente recibe el resumen antes de la propuesta formal.
5
Propuesta y cierre
Con los hallazgos cuantificados, la propuesta económica se conecta directamente a los problemas identificados. El cotizador del portafolio envía el desglose por WhatsApp o correo.
Cuándo usar esta herramienta: En la primera reunión con cualquier cliente de logística u operaciones. Es la puerta de entrada — convierte una conversación informal en un diagnóstico visual con score numérico y recomendaciones priorizadas.
Las 5 dimensiones evaluadas
| Dimensión | Qué mide | Preguntas | Indicador de referencia |
|---|---|---|---|
| Exactitud Inventarios | Confiabilidad del registro vs. conteo físico (ERI) | 3 | ERI ≥ 99% = clase mundial |
| Nivel de Servicio | Fill Rate: pedidos completos a tiempo | 3 | ≥ 96% = óptimo |
| Costos Logísticos | % de costos logísticos sobre ventas totales | 3 | 8–12% = benchmark Colombia |
| Tecnología & Datos | Nivel de digitalización y uso de datos para decisiones | 2 | ERP con dashboards = nivel 3 |
| Procesos & Estándares | Documentación y estandarización de procesos críticos | 1 | SOPs formales = nivel 3 |
Escala de calificación
Cada pregunta tiene 4 opciones con puntuaciones 0, 1, 2 o 3. El score total es la suma ponderada de todas las respuestas, expresada en porcentaje (0–100%).
| Score | Nivel | Qué significa |
|---|---|---|
| 80–100% | Clase mundial | Operación eficiente. El foco es optimización avanzada y benchmarking. |
| 60–79% | Competitivo | Base sólida. Mejoras focalizadas generan alto impacto rápidamente. |
| 40–59% | En desarrollo | Brechas significativas. Hay costos ocultos y riesgo operacional activo. |
| 0–39% | Crítico | Intervención urgente. La operación tiene ineficiencias que afectan la rentabilidad directamente. |
Cómo usar el reporte con el cliente
1
Compartir la pantalla o imprimir el reporte
El radar chart es el elemento más impactante visualmente. Muéstrelo primero, luego explique los hallazgos por dimensión de mayor a menor criticidad.
2
Conectar cada hallazgo con dinero
Ejemplo: "Su ERI es del 85%. Eso significa que 1 de cada 7 registros de inventario está mal — cada error puede costar entre $50.000 y $500.000 en ajustes, mermas o ventas perdidas."
3
Usar el botón WhatsApp para enviar el resumen
El mensaje pre-redactado incluye el score y el nivel de madurez. El cliente lo recibe mientras hablan, lo que refuerza la seriedad del diagnóstico.
Cuándo usar: Con clientes que tienen vehículos propios (camiones, camionetas, motos, flotas de reparto). Pida el histórico de gastos de los últimos 3–6 meses por vehículo. Con ese Excel, el análisis toma menos de 10 minutos.
Datos requeridos por vehículo
| Campo | Descripción | |
|---|---|---|
| Placa | Identificador del vehículo (ej: ABC-123) | obligatorio |
| Tipo | Camión, Camioneta, Auto, Moto, Bus, Furgón | obligatorio |
| Km recorridos | Total de kilómetros en el período analizado | obligatorio |
| Combustible ($) | Gasto total en combustible del período | obligatorio |
| Mant. preventivo ($) | Costo de mantenimientos programados | obligatorio |
| Mant. correctivo ($) | Costo de reparaciones no programadas | obligatorio |
| Otros ($) | Seguros, peajes, llantas, otros gastos | opcional |
| Prev. programados | Cantidad de mantenimientos preventivos planificados | opcional |
| Prev. ejecutados | Cuántos se realizaron realmente | opcional |
Parámetros de análisis
| Parámetro | Valor por defecto | Cómo ajustarlo |
|---|---|---|
| CPK benchmark | $850 COP/km | Consulte con el cliente su referencia del sector. Para camiones de carga Colombia: $700–$1.200/km |
| Alerta CPK (%) | 20% | Si un vehículo supera el benchmark × 1.2, se marca como crítico. Ajuste según tolerancia del cliente. |
| Alerta mantenimiento correctivo | 40% | Si el correctivo supera el 40% del gasto total de mantenimiento, indica falta de preventivo. Meta ideal: <30% |
Cómo calcular el CPK
CPK = (Combustible + Preventivo + Correctivo + Otros) ÷ Km recorridos
Ejemplo:
Combustible: $4.200.000
Preventivo: $950.000
Correctivo: $1.800.000
Otros: $280.000
─────────────────────────
Total: $7.230.000
Km recorridos: 18.500
CPK = $7.230.000 ÷ 18.500 = $390,8/km
Tip de consultor: El indicador más revelador no es el CPK absoluto sino la proporción correctivo/preventivo. Una flota donde el 60% del gasto de mantenimiento es correctivo indica un problema sistémico de gestión, no solo vehículos viejos. Eso es lo que justifica el contrato.
Cuándo usar: Con clientes que tienen problemas de espacio en bodega, quiebres de stock frecuentes, o exceso de inventario de referencias que no rotan. Pida el maestro de artículos con precios y demanda histórica.
Los tres criterios de clasificación
A diferencia del ABC tradicional (solo por valor económico), esta herramienta combina 3 criterios ponderados que usted puede ajustar:
| Criterio | Peso por defecto | Fórmula | Ajustar si… |
|---|---|---|---|
| 💰 Valor económico | 50% | Costo unit. × Demanda anual | El cliente prioriza impacto financiero sobre todo lo demás |
| ⚠️ Criticidad | 30% | Escala 1–5 asignada manualmente | El cliente opera en industrias donde el quiebre de un ítem para la línea de producción |
| 🔄 Rotación | 20% | Demanda anual ÷ Stock promedio | El cliente tiene espacio limitado y quiere priorizar ítems de alta velocidad |
Los tres pesos deben sumar exactamente 100%. La herramienta muestra una advertencia si no es así. El ajuste de pesos es una conversación estratégica con el cliente que por sí sola ya justifica el valor de la consultoría.
Interpretación de resultados
A · ~20% de SKUs
Control intensivo
Bodega: Zona prime, frente a puertas. Conteo: Semanal. SS: Alto (z=1.65). Proveedor: Mínimo 2 alternativos.
B · ~30% de SKUs
Control moderado
Bodega: Zona media. Conteo: Mensual. SS: Moderado (z=1.28). Reorden: Revisión periódica mensual.
C · ~50% de SKUs
Control simplificado
Bodega: Zona alejada. Conteo: Trimestral. SS: Bajo o cero. Evaluar: Eliminar si no rota.
Stock de seguridad recomendado
Calculado automáticamente
SS = (Demanda diaria promedio × Lead time) × 1.5. La herramienta lo calcula por ítem y lo muestra en la tabla de resultados.
Cuándo usar: Cuando el cliente está evaluando cambiar de proveedor, reducir capital en inventario o negociar nuevas condiciones de compra. Es la herramienta que convierte "creemos que deberíamos cambiar de proveedor" en "cambiar de proveedor le ahorra $3.2M anuales con un Fill Rate 7 puntos mayor".
Parámetros base del producto
| Campo | Descripción | Cómo obtenerlo |
|---|---|---|
| Demanda diaria | Unidades promedio consumidas por día hábil | Total ventas período ÷ días hábiles |
| Desviación estándar | Variabilidad de la demanda diaria | =DESVEST() en Excel sobre los datos de ventas diarias |
| Costo unitario | Precio de compra del producto | Factura o lista de precios del proveedor actual |
| Costo de pedido | Costo administrativo de colocar una orden | Suma de: tiempo administrativo + flete + recepción |
| Costo almacenamiento | % del valor del ítem que cuesta guardarlo 1 año | Incluye: arriendo bodega, seguros, merma, capital inmovilizado. Típico: 20–30% |
| Costo de quiebre | Costo por cada unidad que falta cuando hay demanda | Margen perdido + penalidad cliente + gestión de faltante |
Los 3 escenarios comparables
Cada escenario modifica 4 variables respecto a la situación base:
| Variable | Qué representa | Ejemplo de uso |
|---|---|---|
| Lead time (días) | Tiempo entre pedido y recepción del proveedor | Proveedor A: 7 días → Proveedor B local: 3 días |
| Stock seguridad (%) | % del SS calculado automáticamente que se mantiene | 100% = mantener SS estándar · 80% = reducirlo un 20% |
| Descuento proveedor (%) | Reducción en el costo unitario por negociación | Contrato anual: 12% descuento |
| Confiabilidad proveedor (%) | % de veces que el proveedor cumple el lead time | Proveedor A: 90% · Proveedor B certificado: 98% |
Indicadores calculados
EOQ
Cantidad Económica de Pedido
Cuántas unidades pedir en cada orden para minimizar el costo total. Fórmula de Wilson: √(2·D·S / h·C)
Fill Rate
Nivel de servicio estimado
% de unidades demandadas que se pueden satisfacer sin quiebre. Se ve afectado por el SS y la confiabilidad del proveedor.
Stock de seguridad
Buffer de protección
SS = z × σ × √LT. Donde z=1.65 (95% nivel de servicio), σ=desviación estándar demanda, LT=lead time.
Costo total anual
Suma de 3 componentes
Almacenamiento + Pedidos + Quiebres esperados. La herramienta desglosa cada componente en la gráfica apilada.
Cuándo usar: Con empresas de transporte, distribución o cualquier organización con flota vehicular propia. Es el único servicio que requiere su certificación como Auditor Interno ISO 39001 del Consejo Colombiano de Seguridad — una credencial diferenciadora.
Estructura de la norma — 7 cláusulas
| Cláusula | Título | Ítems | Qué verifica |
|---|---|---|---|
| 4 | Contexto | 4 | Análisis del contexto, partes interesadas y alcance del SGSV |
| 5 | Liderazgo | 5 | Compromiso dirección, política de SV, roles y responsabilidades |
| 6 | Planificación | 4 | Identificación de riesgos viales, objetivos y planes de acción |
| 7 | Apoyo | 5 | Recursos, competencia del personal, comunicación y documentación |
| 8 | Operación | 6 | Mantenimiento vehicular, control de velocidad, fatiga, rutas |
| 9 | Evaluación | 4 | KPIs de SV, registro de incidentes, auditorías internas |
| 10 | Mejora | 3 | No conformidades, causa raíz y mejora continua |
Escala de calificación por ítem
| Calificación | Puntos | Criterio para asignarla |
|---|---|---|
| ✓ Conforme | 3 pts | El requisito se cumple completamente con evidencia objetiva |
| ◎ Observación | 2 pts | Se cumple pero hay riesgo potencial o aspectos por mejorar |
| ▲ NC Menor | 1 pt | Incumplimiento parcial que no compromete el sistema completo |
| ✕ NC Mayor | 0 pts | Incumplimiento total o sistemático. Requiere acción correctiva inmediata |
| N/A | — | El requisito no aplica al contexto de esta organización |
Campo de evidencia: Por cada ítem, anote en el campo de texto la evidencia encontrada (número de documento, fecha del acta, nombre del procedimiento). Sin evidencia documentada, no se puede calificar como Conforme aunque el proceso exista verbalmente. Este rigor es lo que diferencia a un auditor interno de un simple checklist.
El informe oficial
Al generar el reporte, la herramienta produce un documento con:
1
Score global y veredicto
Índice de Conformidad ISO 39001 en porcentaje con veredicto: APTO / CON OBSERVACIONES / REQUIERE MEJORAS / NO CONFORME.
2
Scores por cláusula
Permite identificar qué área del sistema de gestión está más débil y priorizar el plan de acción.
3
Lista de hallazgos
NC Mayores, menores y observaciones en orden de criticidad, con referencia normativa y la evidencia que usted registró.
4
Declaración del auditor
Cierre formal con su nombre, certificación CCS y fecha. Este campo aparece en el documento impreso y le da validez al informe.
El Diagnóstico Express es la estrategia de captación más poderosa del Toolbox. Permite demostrar valor antes de firmar cualquier contrato:
1
Solicitar los datos (Hora 0)
Pida al cliente potencial: "¿Me puede compartir un Excel con los gastos de flota de los últimos 3 meses y el listado de sus ítems de inventario con precio y demanda? Con eso le preparo un diagnóstico inicial sin costo."
2
Correr los análisis (2–4 horas)
H01: Madurez Logística (30 min) · H02: Flotas CPK (1 hora) · H03: Matriz ABC (1 hora). Total: menos de 3 horas para 3 reportes completos.
3
Preparar el reporte de 3 páginas (1 hora)
Imprima los 3 reportes y consolide: Puntos de fuga de dinero (CPK fuera de benchmark, ítems A mal ubicados), Cuellos de botella (ERI bajo, correctivo alto), Potencial de ahorro (suma de ahorros calculados por las herramientas).
4
Presentar y proponer (reunión virtual 45 min)
Entregue el diagnóstico primero. Luego conecte cada hallazgo con la solución y la inversión. El cliente ya vio los números — la propuesta es la consecuencia lógica, no una venta.
El diferencial: La mayoría de consultores llegan a proponer sin haber visto los datos. Usted llega con 3 reportes visuales que cuantifican el problema específico del cliente. La pregunta ya no es "¿por qué contratar a Paul?" sino "¿cuándo empezamos?"
Canales disponibles en cada herramienta
| Canal | Cuándo usar | Qué incluye el mensaje |
|---|---|---|
| Resumen ejecutivo inmediato durante o después de la reunión | Score, hallazgos principales, ahorro potencial, llamado a la acción | |
| 🖨 Imprimir PDF | Reunión presencial o entregable formal | Reporte completo sin menús ni botones — limpio para presentar |
| ✉ Correo | Seguimiento formal después de la reunión | Mismo contenido que WhatsApp en formato email |
Protocolo recomendado: Durante la reunión → WhatsApp (el cliente tiene el resumen en su teléfono inmediatamente). Al finalizar → imprima el PDF completo y compártalo por correo como adjunto. Esto crea dos puntos de contacto del reporte y refuerza la percepción profesional.
¿Los datos del cliente quedan guardados en algún servidor?
No. Todas las herramientas procesan los datos localmente en el navegador. Nada se envía a ningún servidor. Cuando se cierra la pestaña, los datos desaparecen. Esto es un argumento de privacidad que puede mencionar al cliente.
¿Puedo usar las herramientas en el celular?
Sí, todas son responsivas. Sin embargo, para ingresar grandes volúmenes de datos (flotas con 20+ vehículos, inventarios con 50+ ítems) el computador o tablet es más cómodo.
¿Qué pasa si el cliente tiene datos en formato diferente al esperado?
Use los botones "Cargar datos de ejemplo" para ver el formato exacto de entrada. Si el cliente tiene Excel con columnas en diferente orden, simplemente copie los valores manualmente. Para automatizar la importación de datos, ese es un servicio adicional que puede ofrecer con Python.
¿Puedo agregar más herramientas al Toolbox?
Sí. El Toolbox está diseñado para crecer. En el dashboard hay un espacio reservado "Herramienta 06 — Próximamente". Cuando identifique una necesidad recurrente en sus clientes, la construimos e integramos al panel.
¿Los cálculos de la Herramienta 04 son exactos?
Son modelos matemáticos estándar (EOQ de Wilson, SS con distribución normal). Funcionan como estimadores confiables para la toma de decisiones. Para resultados más precisos se requieren datos históricos de al menos 12 meses y considerar estacionalidad — ese es el nivel de análisis del contrato, no del diagnóstico gratuito.
Manual elaborado para uso exclusivo de Paul André Negrete · paulnegrete.netlify.app
Paul Negrete Toolbox v1.0 · © 2026 · Propiedad intelectual
Paul Negrete Toolbox v1.0 · © 2026 · Propiedad intelectual